Door enerzijds te richten op het beperken van onnodige reisbewegingen én anderzijds op het optimaal faciliteren van het werkcomfort. We spreken met Marcia van Dooren, als directeur van de Shared Service Organisatie Facilitaire Dienstverlening van de Belastingdienst, inclusief Douane en Toeslagen, verantwoordelijk voor de wijze waarop dat alles is ingericht en dagelijks wordt gefaciliteerd en ondersteund.

Andere functie van kantoren

Hoe zorgt de Belastingdienst voor een toekomstbestendig beleid met betrekking tot zakelijk reizen?

"Wij hebben in de afgelopen jaren, waarbij Corona zeker heeft gezorgd voor een gamechanger, volop geïnvesteerd in het anders inrichten van onze kantoren. We vertrekken hierbij vanuit de persoonlijke behoefte van een medewerker – afgestemd op het type werk wat hij of zij uitvoert. Daarom experimenteren we momenteel bijvoorbeeld met Smart Building functionaliteiten, bijvoorbeeld het Workspace Management Systeen, waarbij je als collega een reservering kunt plaatsen voor een specifieke werkplek – en waarbij je straks ook kunt zien welke andere collega’s er dan zijn. Opdat als je dan in de trein, op de fiets of in de auto stapt en naar kantoor reist, je ook zeker weet dat je die collega’s kunt ontmoeten die je wilt spreken. Alles ingegeven vanuit het principe van hybride werken: geconcentreerd werken doe je liefst thuis, geïnspireerd samenwerken doe je op kantoor. En dat betekent ook dat kantoren zodanig zijn ingericht dat het ook fijn is om daar met elkaar te kunnen werken en te verbinden. Hierdoor zorgen we dat reisbewegingen alleen plaatsvinden als het ook echt nodig is.

Kantoren bij OV-knooppunten

Alleen reizen wanneer het écht nodig is, komt thema's als verkeersveiligheid en duurzaamheid natuurlijk ten goede. Daarnaast focussen jullie je ook nadrukkelijk op het thema bereikbaarheid volgens mij?

"Dat klopt. Sinds een aantal jaren transformeren wij al onze kantoren in de directe omgevingen van belangrijke OV-knooppunten. Kijk maar naar onze nieuwe Rijkskantoren in bijvoorbeeld Eindhoven (‘Fellenoord’), Utrecht (‘De Knoop’) en Amsterdam Sloterdijk (‘Spark’). Allemaal om de hoek van het station. Hier creëren we zogenaamde ‘Rijksontmoetingspleinen’, waarbij we inspelen op de tevredenheid van de collega’s die daar frequent werken. Want uiteraard houden wij daar rekening mee met de inrichting van onze dienstverlening. Waarbij we zoveel als mogelijk denken vanuit de medewerker: de wijze waarop alle afzonderlijke onderdelen - denk aan hybride werken, wijze van reizen, inrichting kantoren - op elkaar zijn afgestemd. Dit alles vanuit de 'employee journey' van die medewerker: hoe ervaart hij of zij het? Gericht op het faciliteren van zo’n maximaal mogelijk werkcomfort. 

Leidinggevende speelt belangrijke rol

Wat is de rol van de leidinggevende als het gaat om bewust werken en reizen?

"De leidinggevende speelt natuurlijk een dominante rol: die moet het goede gesprek erover voeren. Want hij of zij moet sociale cohesie entameren en faciliteren. Hij of zij moet ervoor zorgen dat de gedragsverandering en het bewustzijn van hoe je reist ook wordt geborgd in de dagelijkse wijze van werken. En bestuurlijk geven we dat ook de aandacht die dat verdient in overleg met de verantwoordelijke lijndirecteuren. Want we voeren hier het gesprek over met elkaar (Belastingdienst, Douane, Toeslagen) en ook over wat we verwachten van onze leidinggevenden, waarvan we verwachten dat zij daarover het gesprek voeren met hun collega’s. En uiteraard is het belangrijk dat leidinggevenden op alle niveaus zélf het juiste voorbeeld geven!"

Elektrificering wagenpark

Hoe gaat de Belastingdienst om met duurzaamheid in relatie tot mobiliteit?

"Ondanks het feit dat ons leidende principe is ‘OV, tenzij’ hebben we ook een eigen wagenpark, waarbij onze ambitie is die in 2028 volledig emissievrij te hebben. Oók experimenteren we momenteel met mobiliteitskaarten die uitgaan van het MaaS principe (Mobility as a Service). Volledig inspelend op de reisbehoefte van de betreffende collega qua vervoersmodaliteiten (OV, fiets, scooter, deelauto). Uiteraard rekening houdend met onze ambities op het vlak van verduurzaming en veiligheid."

Attractiviteit werkgeverschap

Zorgt het feit dat jullie werk maken van een bewust mobiliteitsbeleid voor attractiviteit als werkgever?

"Wij ervaren in de dagelijkse praktijk en in deze overspannen arbeidsmarkt zeker dat een eigentijds mobiliteitsbeleid gekoppeld aan een modern kantorenbeleid een significante bijdrage levert aan onze attractiviteit als werkgever. Om zo onze professionals te kunnen binden en boeien. Zodanig gefaciliteerd en ondersteund dat zij zich kunnen richten waarvoor ze zijn gekomen: het leveren van een maatschappelijke bijdrage."

90 panden*: Waarin ook tal van andere Rijksonderdelen zijn gevestigd. De Belastingdienst kent meer dan 50 verschillende klanten vanuit de Rijksdienst.